Przechowywanie danych zgodnie z RODO: Gdzie i jak legalnie

Wprowadzenie do przechowywania danych zgodnie z RODO

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) zasadniczo zmieniło sposób postępowania organizacji z danymi osobowymi obywateli Unii Europejskiej. Od wejścia w życie 25 maja 2018 r. RODO ustanowiło najsurowsze na świecie ramy ochrony danych, obejmując nie tylko firmy z siedzibą w UE, ale każdą organizację przetwarzającą dane mieszkańców UE. Przechowywanie danych to jeden z kluczowych aspektów zgodności z RODO – niewłaściwe praktyki przechowywania mogą narazić wrażliwe informacje i wywołać poważne konsekwencje. Organizacje niespełniające wymogów RODO dotyczących przechowywania danych narażają się na kary do 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Zrozumienie, gdzie, jak i jak długo możesz przechowywać dane obywateli UE, jest niezbędne, by zachować zgodność z prawem i budować zaufanie klientów.

Wymagania RODO dotyczące przechowywania danych

RODO wprowadza cztery podstawowe zasady bezpośrednio regulujące sposób przechowywania danych osobowych: minimalizacja danych, integralność, poufność oraz ograniczenie przechowywania. Minimalizacja danych wymaga, by organizacje zbierały i przechowywały wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do określonego celu – eliminując zbędne informacje, które zwiększają ryzyko i obciążenie związane z zgodnością. Integralność oznacza, że dane muszą pozostać dokładne, kompletne i niezmienione przez cały cykl życia przechowywania, natomiast poufność zapewnia, że dostęp do przechowywanych informacji mają tylko upoważnione osoby. Ograniczenie przechowywania nakazuje, by dane osobowe nie były przechowywane bezterminowo – należy je usunąć lub zanonimizować, gdy przestają służyć pierwotnemu celowi.

Zasady te tworzą spójne ramy ochrony obywateli UE, pozwalając jednocześnie organizacjom na efektywne funkcjonowanie. Organizacje muszą dokumentować swoje praktyki przechowywania, harmonogramy retencji i środki bezpieczeństwa, by móc wykazać zgodność podczas kontroli czy postępowań wyjaśniających. Ciężar dowodu spoczywa na organizacji – musisz być w stanie pokazać regulatorom, jak spełniasz każdy z wymogów.

Uruchom swój program partnerski już dziś

Skonfiguruj zaawansowane śledzenie w kilka minut. Karta kredytowa nie jest wymagana.

Poproś o demo Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny

Gdzie można przechowywać dane obywateli UE

Wybór właściwej lokalizacji przechowywania danych obywateli UE to jeden z najbardziej złożonych aspektów zgodności z RODO. Najbezpieczniejszą opcją jest przechowywanie danych w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), który obejmuje m.in. Islandię, Liechtenstein i Norwegię – kraje stosujące równoważne standardy ochrony danych. Dopuszcza się także przechowywanie danych w krajach, które Komisja Europejska uznała za zapewniające “odpowiedni stopień ochrony”, takich jak Kanada, Japonia czy Korea Południowa. W przypadku krajów bez takiej decyzji organizacje muszą wdrożyć dodatkowe zabezpieczenia, np. Standardowe Klauzule Umowne (SCC) lub Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR), by legalnie przekazywać i przechowywać dane. Międzynarodowe transfery danych stają się coraz bardziej skomplikowane w związku z orzeczeniami sądów kwestionującymi niektóre mechanizmy transferu, dlatego ważne jest, by być na bieżąco z aktualnymi przepisami.

Czym są decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony

Decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony to formalne uznanie przez Komisję Europejską, że kraj spoza UE zapewnia poziom ochrony danych zasadniczo równoważny z gwarantowanym przez RODO. Decyzje te wydawane są po szczegółowych analizach – Komisja ocenia ramy prawne, mechanizmy egzekwowania i praktyczną realizację zasad ochrony danych w danym kraju. Obecnie tylko kilka państw posiada decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, m.in. Wielka Brytania, Kanada, Japonia, Korea Południowa i Izrael. Korzyści są znaczące: organizacje mogą przekazywać dane osobowe do tych krajów bez wdrażania dodatkowych mechanizmów transferu, co upraszcza procedury zgodności i ogranicza obciążenia administracyjne. Jednak decyzje mogą zostać cofnięte, jeśli standardy ochrony danych w danym kraju się pogorszą, czego przykładem była zawieszona w 2020 r. tarcza prywatności (Privacy Shield), przez co tysiące firm musiało szybko zmieniać mechanizmy transferu danych.

Dołącz do naszego newslettera

Bądź pierwszym, który dowie się o nowych funkcjach i aktualizacjach produktu.

Adres e-mail

Zapisz się

Mechanizmy transferu danych

Przy przekazywaniu danych obywateli UE do krajów bez decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, organizacje muszą korzystać z zatwierdzonych mechanizmów transferu, które zapewniają kontraktowe zabezpieczenia. Główne dostępne mechanizmy to:

• Standardowe Klauzule Umowne (SCC): Zatwierdzone wzory umów nakładające wiążące obowiązki na eksportera i importera danych, gwarantując utrzymanie odpowiednich standardów ochrony podczas transferu
• Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR): Wewnętrzne polityki przyjmowane przez międzynarodowe koncerny, zapewniające spójne standardy ochrony danych we wszystkich jednostkach grupy na świecie
• Kodeksy postępowania i certyfikacje: Branżowe standardy i zewnętrzne certyfikaty potwierdzające przestrzeganie zasad ochrony danych

Każdy mechanizm ma swoje zalety i ograniczenia. SCC są najczęściej stosowane przez mniejsze organizacje i przy jednorazowych transferach, podczas gdy BCR są odpowiednie dla dużych międzynarodowych korporacji. Organizacje muszą przeprowadzać ocenę wpływu transferu (Transfer Impact Assessment), by sprawdzić, czy prawo kraju docelowego nie niweczy skuteczności tych mechanizmów, zwłaszcza w kontekście nadzoru państwowego i żądań dostępu do danych.

Środki bezpieczeństwa przechowywania danych

Wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa nie jest opcjonalne w RODO – to obowiązek wpływający bezpośrednio na status zgodności i odpowiedzialność organizacji. Szyfrowanie to złoty standard ochrony danych – należy szyfrować dane osobowe zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania, używając algorytmów takich jak AES-256. Pseudonimizacja stanowi dodatkową warstwę ochrony – zastępuje dane osobowe sztucznymi identyfikatorami, co utrudnia powiązanie danych z konkretną osobą przez osoby nieuprawnione. Kontrola dostępu musi być rygorystyczna – obejmować uprawnienia oparte na rolach, wieloskładnikowe uwierzytelnianie i regularne audyty dostępu do danych. Należy także wdrożyć kompleksowe szkolenia pracowników – by rozumieli obowiązki związane z ochroną danych, potrafili rozpoznawać zagrożenia i stosowali właściwe procedury. Regularne audyty bezpieczeństwa, testy penetracyjne i zarządzanie podatnościami pozwalają wykryć i naprawić słabości zanim zostaną wykorzystane przez osoby nieuprawnione.

Okresy retencji i usuwanie danych

Zasada ograniczenia przechowywania RODO wymaga, by organizacje ustaliły jasne harmonogramy retencji określające, jak długo dane osobowe będą przechowywane dla każdego celu przetwarzania. Okres retencji zależy wyłącznie od celu zebrania danych – dane kontaktowe klientów niezbędne do bieżącej obsługi mogą być przechowywane przez czas trwania relacji biznesowej, natomiast dane marketingowe mogą być usuwane po zakończeniu kampanii. Należy wdrożyć automatyczne procesy usuwania danych po upływie okresu retencji, zamiast polegać na ręcznych procedurach podatnych na błędy i przeoczenia. Wiele organizacji ma z tym problem, bo nie posiada systemów pozwalających śledzić daty retencji i realizować terminowe usuwanie danych w różnych bazach i systemach. Wdrożenie inwentaryzacji danych z dokumentacją: jakie dane posiadasz, gdzie są przechowywane, w jakim celu, i kiedy powinny zostać usunięte – jest niezbędne, by wykazać zgodność i zapobiec gromadzeniu zbędnych informacji.

Szczególne zasady dla danych wrażliwych

RODO uznaje, że niektóre kategorie danych osobowych wymagają szczególnej ochrony ze względu na ich wrażliwość i potencjał do dyskryminacji lub szkody. Szczególne kategorie danych to m.in. informacje o pochodzeniu rasowym, przynależności etnicznej, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, przynależności związkowej, dane genetyczne, biometryczne, zdrowotne oraz dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej. Przetwarzanie takich danych co do zasady jest zabronione, chyba że organizacja posiada szczególną podstawę prawną, np. wyraźną zgodę, wymogi prawa pracy lub ochronę żywotnych interesów. Organizacje przetwarzające dane wrażliwe muszą stosować dodatkowe zabezpieczenia, m.in. ściślejszą kontrolę dostępu – ograniczając wiedzę o takich danych wyłącznie do niezbędnych pracowników. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych obowiązkowe stają się oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) – należy dokonać szczegółowej analizy ryzyka i wdrożyć środki zaradcze jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania. Skutki naruszenia ochrony danych wrażliwych są szczególnie dotkliwe – regulatorzy nie wykazują pobłażliwości w przypadku naruszeń dotyczących zdrowia, biometrii czy innych chronionych kategorii.

Lista kontrolna zgodności przechowywania danych z RODO

Zapewnienie i utrzymanie zgodności z RODO wymaga systematycznego podejścia obejmującego wszystkie kluczowe wymagania. Organizacje powinny realizować następujące kroki:

1. Przeprowadź audyt danych – zidentyfikuj wszystkie gromadzone, przetwarzane i przechowywane dane osobowe, dokumentując źródło, cel i lokalizację każdego zbioru
2. Ustal harmonogramy retencji dla każdej kategorii danych, określając jak długo dane będą przechowywane i w jaki sposób będą usuwane
3. Wdrażaj szyfrowanie wszystkich danych osobowych podczas transmisji i przechowywania, stosując standardowe algorytmy i bezpieczne zarządzanie kluczami
4. Stosuj kontrolę dostępu – uprawnienia oparte na rolach, uwierzytelnianie wieloskładnikowe i regularne przeglądy dostępu, by tylko upoważnieni mieli dostęp do danych
5. Dokumentuj podstawę prawną przetwarzania – zapewnij, że dla każdej operacji zbierania i przetwarzania danych posiadasz ważną podstawę zgodną z RODO
6. Weryfikuj mechanizmy transferu danych w przypadku przechowywania poza UE/EOG – wdrażaj SCC, BCR lub polegaj na decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony
7. Wdrażaj procedury usuwania danych – automatyczne systemy usuwające dane po upływie okresu retencji
8. Przeprowadzaj oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) dla operacji wysokiego ryzyka, zwłaszcza dotyczących danych wrażliwych lub przetwarzania na dużą skalę
9. Szkol personel w zakresie obowiązków ochrony danych, dobrych praktyk bezpieczeństwa i właściwego postępowania z danymi
10. Prowadź szczegółową dokumentację wszystkich działań zgodności, zastosowanych środków bezpieczeństwa i procesów przetwarzania – by wykazać rozliczalność podczas kontroli

Najczęstsze błędy w przechowywaniu danych zgodnie z RODO

Organizacje często popełniają błędy, których można było łatwo uniknąć, a które narażają je na sankcje regulatorów i wycieki danych. Najczęstszy z nich to przechowywanie danych w nieskończoność – firmy trzymają dane osobowe znacznie dłużej niż potrzeba, bo nie mają właściwych procedur usuwania lub obawiają się, że mogą kiedyś ich potrzebować. Istotnym błędem jest również przechowywanie danych obywateli UE w krajach bez odpowiednich zabezpieczeń lub mechanizmów transferu, często z powodu niezrozumienia wymagań prawnych lub zlekceważenia złożoności międzynarodowego transferu. Wiele organizacji nie szyfruje wrażliwych danych, wierząc, że same firewalle i kontrola dostępu wystarczą – dopiero podczas incydentu okazuje się, jak łatwo wykorzystać niezaszyfrowane informacje. Kolejny powszechny problem to brak szkoleń – nieprzeszkoleni pracownicy mogą nieświadomie narazić dane przez nieostrożne działania, słabe hasła czy ataki socjotechniczne. Często też organizacje nie dokumentują swoich działań zgodności, przez co nie są w stanie wykazać rozliczalności w razie kontroli lub wniosku klienta o dowód prawidłowego przetwarzania.

Jak PostAffiliatePro wspiera zgodność z RODO

Dla organizacji zarządzających programami partnerskimi i relacjami z klientami, PostAffiliatePro oferuje wbudowane funkcje upraszczające zgodność z RODO w zakresie przechowywania i przetwarzania danych. Platforma zawiera rozbudowane narzędzia do zarządzania danymi, które pomagają prowadzić dokładną ewidencję danych osobowych, wdrażać właściwą kontrolę dostępu oraz zapewniać ścieżki audytu – dokumentując, kto, kiedy i do jakich danych uzyskał dostęp. Architektura PostAffiliatePro wspiera wymagania lokalizacji danych, umożliwiając przechowywanie danych partnerów i klientów na określonych obszarach geograficznych zgodnie z lokalnymi przepisami. Platforma ułatwia również realizację praw osób, których dane dotyczą – klienci mogą łatwo żądać dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia poprzez automatyczne procedury. Centralizując zarządzanie danymi i zapewniając przejrzystość przepływu informacji, PostAffiliatePro zmniejsza złożoność utrzymania zgodności z RODO w wielu systemach i pomaga organizacjom wykazać rozliczalność wobec regulatorów i klientów.